„Raport z aktualizacji” ilości jest procesem, który ma wspierać obsługę systemu aukcyjnego z uwzględnieniem posiadania systemu magazynowego takiego jak w DGCS System. Jego zadaniem jest wskazanie aukcji, w których sprzedawany jest towar z kartoteki magazynowej, których sumaryczna ilość sprzedaży przekracza stan magazynowy.
Jeśli obsługujemy sprzedaż towarów, których nie mamy dostępnych od ręki, których mamy z góry ograniczone ilości to aby nie stracić zaufania klientów powinniśmy na aukcjach oferować tylko tyle towaru ile faktycznie posiadamy. Jeśli dysponujemy wieloma punktami sprzedaży, wieloma magazynami to w którymś momencie możemy stracić kontrolę nad poziomem sprzedaży towaru i może się zdarzyć sytuacja, iż dany towar zniknie z magazynu a pozostanie dostępny dla kupujących w systemie aukcyjnym – co doprowadzi do sprzedaży ponad stan w magazynie.
Aby zapobiec nad-sprzedaży ograniczonego ilościowo towaru z magazynu funkcja raportu aktualizacji ilości wskazuje, które aukcje powinny być zmodyfikowane, na których aukcjach należy poprawić ilość towaru dostępnego do sprzedaży.
Wynikiem działania tej funkcji jest tylko raport w postaci tekstu zawierającego informacje. Żadne dane nie są modyfikowane automatycznie.
Identyfikacja towarów odbywa się na zasadach identycznych jak te, opisane w punkcie synchronizacji danych z pozycji zamówień/formularzy dostawy Pozycje zamówień.
Przykładowy raport aktualizacji ilości może wyglądać następująco:
Dla towaru 'BUDYŃ CZEKOLADOWY BIO 50g' w magazynie 4.0, wystawione 6.0, do zabrania 2
Aukcja [3813063932] 'Aleja Diet BUDYŃ CZEKOLADOWY BIO 50 g-AMYLON DUKAN' pozostało 3. Do zabrania 1 - nowa ilość 2
Aukcja [3839049113] 'Aleja Diet BUDYŃ CZEKOLADOWY BIO 50 g-AMYLON DUKAN' pozostało 3. Do zabrania 1 - nowa ilość 2
Dla towaru 'KOSTKI WARZYWNE BIO 100g' w magazynie 11.0, wystawione 12.0, do zabrania 1
Aukcja [3815631965] 'Aleja Diet KOSTKI WARZYWNE dieta DUKAN 3%tłuszczu' pozostało 12. Do zabrania 1 - nowa ilość 11
Dla towaru 'KAKAO DRINK BIO 400 g - VIVANI' w magazynie 4.0, wystawione 5.0, do zabrania 1
Aukcja [3778856503] 'Aleja Diet KAKAO DRINK BIO 400g' pozostało 5. Do zabrania 1 - nowa ilość 4
Dla towaru 'DAKTYLE BEZ PESTEK SUSZONE BIO 400 g - BIO PLANET' w magazynie 0.0, wystawione 8.0, do zabrania 8
Aukcja [3778659339] 'Aleja Diet DAKTYLE SUSZONE BIO 1000g Święta' pozostało 8. AUKCJA DO ZAKOŃCZENIA
W raporcie pojawia się numer aukcji i jej tytuł oraz ilość jaką należy wprowadzić w polu ilości towaru na aukcji.
Raport można traktować oczywiście tylko informacyjnie jeśli stosuje się inną politykę sprzedaży.
Raport aktualizacji ilości analizuje również towary, które nie zostały jeszcze wystawione na serwis aukcyjny. Raportowane są tylko te towary, których ilość jest większa niż zero. W raporcie otrzymujemy listę nazw towarów z indeksem oraz aktualną ilością na wybranym magazynie.
Okno potwierdzenia ilości na aukcjach
Po zakończeniu analizy ilości na aukcjach ze stanami magazynowymi pojawi się okno zawierające odzwierciedlenie raportu w zakresie aukcji, na których ilość może być lub powinna zostać poprawiona. Zaznaczając wybrane aukcje możemy automatycznie wywołać poprawę ilości na aukcjach bez konieczności odwiedzania serwisu aukcyjnego.
W oknie wyświetlana jest nazwa towaru w wybranym magazynie oraz jego aktualny stan. Pod nazwą towaru pojawiać się będą wszystkie aukcje z danym towarem wg indeksu lub kodu kreskowego. W polu kolumny „Nowa ilość” znajduje się propozycja nowej ilości towaru na aukcji. Dla towarów o nie wystarczającym stanie propozycje zmian ilości są zgodne z ustawieniami raportowania opisanymi w punkcie Parametr „Kolejność aktualizacji ilości”. W polu tym można podać dowolną wartość ale należy zachować się do zasad panujących w serwisie aukcyjnym. Podana ilość powinna być tą, jaka znajdzie się na aukcji. Nie może być ujemna. Podanie wartości 0 jest równoznaczne z zakończeniem aukcji. Z uwagi na prostotę zakończenia aukcji należy wziąć pod uwagę fakt, iż zakończone aukcje nie mogę zostać z poziomu programu przywrócone.
Zatwierdzenie operacji poprawy ilości na aukcjach wykonujemy klikając w klawisz „Popraw”. Aby na danej aukcji została poprawiona ilość należy zweryfikować ilość podaną w kolumnie „Nowa ilość” oraz zaznaczyć tą aukcję do poprawienia. Tylko zaznaczone aukcje będą poprawiane. Podczas wyboru aukcji do poprawy można posłużyć się dodatkowymi opcjami zaznaczania u dołu okna:
• Kliknięcie klawisza „Wszystkie” powoduje zaznaczenie wszystkich aukcji do poprawy.
• Kliknięcie klawisza „do zakończenia” powoduje zaznaczenie wszystkich aukcji z podaną ilością 0 co jest równoznaczne z koniecznością zakończenia aukcji.
• Kliknięcie klawisza „Odwróć” powoduje odwrócenie zaznaczenia.
• Kliknięcie klawisza „Wyczyść” powoduje wyczyszczenie zaznaczenia.
Po kliknięciu klawisza „Popraw” na wybranych aukcjach zostaną poprawione ilości lub zostaną one zakończone a na zakończenie procesu pojawi się kompletny raport z aktualizacji ilości. Informacja o poprawie ilości również pojawi się w raporcie.
Domyślnie w oknie wyświetlane są aukcje z towarami wystawionymi ponad stan oraz tymi, których ilość można jeszcze zwiększyć.
Klawisz „Tylko aukcje ponad stan” pozwala na ograniczenie listy aukcji tylko do tych, w których ilość jest ustawiona ponad stan magazynowy.
Po kliknięciu opis klawisza zmienia się na „Więcej aukcji” a ponowne kliknięcie przywraca kompletną listę aukcji.